Le présent avis de confidentialité explique comment Options Consultancy Services Limited et, le cas échéant, les sociétés de son groupe ("Options") recueillent et traitent les données des candidats à des postes de consultants et les données des personnes dont la candidature a été retenue.

Options est un "contrôleur de données". Cela signifie qu'il nous incombe de décider de la manière dont nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant. En vertu de la législation sur la protection des données, nous sommes tenus de vous communiquer les informations contenues dans le présent avis de confidentialité.

Cet avis ne fait pas partie d'un contrat de prestation de services. Nous pouvons mettre à jour cet avis à tout moment, mais si nous le faisons, nous vous fournirons une copie mise à jour de cet avis dès que cela sera raisonnablement possible, notamment en l'affichant sur notre site web à l'adresse www.options.co.uk.

Veuillez lire et conserver le présent avis, ainsi que tout autre avis relatif à la protection de la vie privée que nous pourrions fournir à certaines occasions lorsque nous collectons ou traitons des informations personnelles vous concernant, afin de savoir comment et pourquoi nous utilisons ces informations et quels sont vos droits en vertu de la législation sur la protection des données.

Principes de protection des données

Options se conformera à la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être

- être utilisées de manière légale, équitable et transparente.

- Recueillies uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et ne pas être utilisées d'une manière incompatible avec ces fins.

- Pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons indiqués et limitées uniquement à ces objectifs.

- Exactitude et mise à jour.

- Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées.

- Conservées en toute sécurité.

Quelles sont les informations collectées par Options ?

Les données à caractère personnel, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes). Certains types de données personnelles plus sensibles nécessitent un niveau de protection plus élevé, comme les informations relatives à la santé ou à l'orientation sexuelle d'une personne. Les informations relatives aux condamnations pénales justifient également ce niveau de protection plus élevé. Options recueillera, stockera et utilisera les catégories suivantes d'informations personnelles vous concernant :

Candidats et consultants :

 - Votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;

- Tout CV que vous nous soumettez et les détails de vos qualifications, compétences, expériences et antécédents, y compris les dates de début et de fin de vos engagements antérieurs avec des tiers. Il se peut que nous vous demandions de fournir des documents originaux, mais nous en prendrons des copies ;

- Droit de travailler dans le pays, visa, passeport, etc. - dont une copie sera conservée dans nos dossiers ;

- Informations sur votre nationalité et votre droit de travailler au Royaume-Uni ou dans tout autre pays ; nous vous demanderons de fournir des documents originaux ; nous en ferons des copies ;

- des informations sur votre casier judiciaire et des informations financières vous concernant, telles que les jugements prononcés à votre encontre ;

- L'historique de vos honoraires ou de votre salaire dans vos engagements/rôles précédents ;

- Les résultats des vérifications d'antécédents (par rapport aux bases de données d'antécédents utilisées par Options) ;

- Vérifications sur Google et les médias sociaux ;

- les vérifications du Service de divulgation et de protection des données (DBS) ou les vérifications de divulgation lorsque nous avons une obligation légale ou une raison de le faire ;

- les références que nous avons pu obtenir à votre sujet.

Les consultants que nous engageons :

 - Tous les documents contractuels, tels que les termes de référence et les cahiers des charges, relatifs à votre engagement et comprenant les conditions de rémunération convenues avec vous ;

- Les détails des programmes et des missions sur lesquels vous travaillez ;

- Des détails sur les heures/jours travaillés par vous dans le cadre de l'engagement et des informations sur les taux et les paiements réels qui vous sont versés ;

- Les coordonnées de votre compte bancaire ;

- Les détails relatifs à la remise de l'impôt conformément à la législation nationale, si nécessaire ;

- des informations sur vos proches et les personnes à contacter en cas d'urgence ;

- Les évaluations de vos performances en tant que consultant, y compris toute correspondance y afférente ;

- les communications avec vous, par exemple par courrier électronique.

Comment vos informations personnelles sont-elles collectées ?

Nous recueillons des informations personnelles sur les consultants dans le cadre du processus de candidature et d'engagement, soit directement auprès des candidats, de notre propre personnel, des sites de médias sociaux ou parfois auprès de tiers ou de fournisseurs de services de vérification des antécédents. Nous pouvons parfois collecter des informations supplémentaires auprès de tiers, y compris d'anciens tiers qui vous ont engagé, d'agences de référence de crédit ou d'autres agences de vérification des antécédents telles que le DBS et la base de données de vérification que nous utilisons, actuellement Dow Jones. Nous recueillerons d'autres informations personnelles dans le cadre de vos activités de consultant pendant toute la durée de votre engagement. 

Comment utiliserons-nous ces informations vous concernant ?

Nous n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorisera. Le plus souvent, nous utiliserons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

Candidats et consultants :

Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste.

- Effectuer des vérifications des antécédents et des références, le cas échéant (y compris des vérifications de mise à jour).

- Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.

- Conserver les dossiers relatifs à nos processus de gestion des consultants.

- Respecter les exigences légales ou réglementaires.

Les consultants que nous engageons :

 - Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous ou avec un tiers pour lequel vous fournirez des services en notre nom.

- Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

- Lorsque cela est nécessaire pour des intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. 

Situations dans lesquelles nous utiliserons vos informations personnelles

Nous avons besoin de toutes les catégories d'informations énumérées dans la liste ci-dessus principalement pour nous permettre d'évaluer votre aptitude à l'engagement et, si vous êtes nommé, pour exécuter notre contrat avec vous et pour nous permettre de nous conformer aux obligations légales. Dans certains cas, nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour poursuivre des intérêts légitimes, à condition que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Certains des motifs de traitement susmentionnés se chevauchent et plusieurs motifs peuvent justifier l'utilisation de vos informations personnelles. 

Les situations dans lesquelles nous traiterons vos informations personnelles sont énumérées ci-dessous. Ces situations sont indicatives :

Candidats et consultants :

- Exécution des processus de recrutement des consultants ;

- Examen des CV en fonction d'une exigence spécifique (termes de référence)

- notes d'entretien avec les candidats à des postes de consultants.

- Inclusion de votre nom et de votre CV dans une proposition faite à un client.

Les consultants que nous engageons :

- maintenir des dossiers précis et à jour sur les consultants que nous engageons et leurs coordonnées (y compris les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence), ainsi que des dossiers sur les droits contractuels et statutaires ;

- à des fins de soumission de programmes, y compris l'inclusion de vos données à caractère personnel dans les appels d'offres auxquels vous avez exprimé le souhait de participer ;

- à des fins de gestion du programme ;

- gérer les procédures d'absence et de gestion des absences et en tenir un registre ;

- obtenir des conseils en matière de sécurité et de santé au travail, afin de s'assurer qu'elle respecte les obligations relatives aux personnes handicapées, qu'elle remplit ses obligations en matière de santé et de sécurité, et qu'elle veille à ce que les consultants reçoivent les honoraires ou autres avantages auxquels ils ont droit ;

- gérer et tenir un registre des heures/jours travaillés pour permettre une gestion efficace, pour s'assurer qu'Options respecte ses obligations contractuelles et statutaires et pour s'assurer que les consultants reçoivent les honoraires et les frais auxquels ils ont droit ;

- assurer une gestion efficace de l'entreprise ;

- fournir des références sur demande pour les consultants actuels ou anciens ;

- répondre à des réclamations juridiques et s'en défendre.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares :

- Lorsque nous devons protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre).

- Lorsqu'elles sont nécessaires dans l'intérêt public ou à des fins officielles.

- Lorsque nous sommes obligés d'utiliser les informations vous concernant afin de respecter nos obligations contractuelles envers un tiers, tel qu'un client ou un bailleur de fonds.

Changement de finalité

Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l'objectif initial. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous autorise à le faire. 

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque la loi l'exige ou l'autorise.

Situations dans lesquelles nous utiliserons vos informations personnelles sensibles

Les "catégories spéciales" d'informations personnelles particulièrement sensibles, telles que les informations sur votre santé, votre origine raciale ou ethnique, votre orientation sexuelle ou votre appartenance à un syndicat, requièrent des niveaux de protection plus élevés. Nous devons justifier davantage la collecte, le stockage et l'utilisation de ce type d'informations personnelles. Nous avons mis en place des documents de politique appropriés que nous sommes tenus par la loi de conserver lors du traitement de ces données. En général, nous ne traiterons pas d'informations personnelles particulièrement sensibles vous concernant, à moins que cela ne soit nécessaire à l'exécution ou à l'exercice d'obligations ou de droits liés à l'emploi. En de rares occasions, il peut y avoir d'autres raisons de traiter ces données, par exemple si l'intérêt public l'exige. Les principales situations dans lesquelles nous traiterons vos informations personnelles particulièrement sensibles sont énumérées ci-dessous.

- Dans des circonstances limitées, avec votre consentement écrit explicite.

- Lorsque nous devons nous acquitter de nos obligations légales ou exercer des droits en rapport avec votre engagement. Il s'agit notamment des divers contrôles DBS, d'habilitation et autres auxquels nous avons fait référence dans le présent avis. 

- Lorsque l'intérêt public l'exige.

Plus rarement, nous pouvons traiter ce type d'informations lorsqu'elles sont nécessaires dans le cadre d'une action en justice ou pour protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre) et que vous n'êtes pas en mesure de donner votre consentement ou que vous avez déjà rendu l'information publique. Nous ne pouvons utiliser les informations relatives aux condamnations pénales que si la loi nous y autorise. Il s'agit généralement d'un traitement nécessaire à l'exécution de nos obligations, à condition qu'il soit conforme à notre politique de protection des données. Cette politique devrait être fournie à tous les candidats, mais si vous ne l'avez pas reçue, veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour en demander une copie.

Nous envisageons de détenir des informations sur les condamnations pénales. Nous ne recueillerons des informations sur les condamnations pénales que si cela est approprié compte tenu de la nature du poste et si nous sommes légalement en mesure de le faire. Le cas échéant, nous recueillerons des informations sur les condamnations pénales dans le cadre du processus d'embauche ou nous pourrons être informés de ces informations directement par vous dans le cadre de votre travail pour nous. 

Prise de décision automatisée

Options n'a pas recours à ce type de prise de décision.

Qui a accès aux données ?

Vos informations seront partagées en interne, notamment avec les membres de l'équipe des ressources humaines et du recrutement, du service juridique et de la conformité, ainsi qu'avec les responsables du secteur d'activité dans lequel vous êtes engagé(e). Nous pouvons également être amenés à partager vos données avec des tiers, notamment nos bailleurs de fonds, des prestataires de services tiers et d'autres entités du groupe. Nous exigeons des tiers qu'ils respectent la sécurité de vos données et qu'ils les traitent conformément à la loi. Nous pouvons transférer vos informations personnelles en dehors de l'UE. Dans ce cas, vous pouvez vous attendre à un degré similaire de protection de vos informations personnelles.

Pourquoi partagez-vous mes informations personnelles avec des tiers ?

Nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers dans les circonstances suivantes :

- lorsque la loi l'exige ;

- lorsque nous soumettons une proposition de programme pour lequel vous êtes une personne désignée ;

- lorsque vous travaillerez sur un programme spécifique et que le client ou le bailleur de fonds vous a demandé vos coordonnées ;

- lorsque cela est nécessaire pour gérer la relation avec vous ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. 

Quels sont les prestataires de services tiers qui traitent mes informations personnelles ?

Les "tiers" comprennent les prestataires de services tiers (y compris les contractants et les agents désignés) et d'autres entités au sein de notre groupe. Les activités suivantes sont menées par des prestataires de services tiers :

- Services et assistance informatiques ;

- système de gestion du personnel / base de données des CV et des dossiers ;

- fournisseurs de contrôles DBS et de vérifications d'antécédents

- fournisseurs de systèmes financiers ; et

- couverture d'assurance, généralement lorsque vous voyagez dans le cadre de nos activités. 

Options partagera vos informations personnelles avec d'autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières d'établissement de rapports sur les performances de l'entreprise, dans le cadre de notre soutien au programme, dans le contexte d'une réorganisation de l'entreprise ou d'un exercice de restructuration du groupe, pour la maintenance du système et/ou l'hébergement des données.

Qu'en est-il des autres tiers ?

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec d'autres tiers, par exemple dans le cadre d'une éventuelle vente ou restructuration de l'entreprise. Dans ce cas, nous partagerons, dans la mesure du possible, des données anonymes avec les autres parties avant la fin de la transaction. Une fois la transaction terminée, nous partagerons vos données personnelles avec les autres parties si et dans la mesure où les conditions de la transaction l'exigent. Nous pouvons également être amenés à partager vos données personnelles avec un régulateur ou pour nous conformer à la loi.

Vos données peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE) afin de répondre aux exigences spécifiques des donateurs. Les données sont transférées en dehors de l'EEE sur la base du consentement, de l'obligation légale et de l'intérêt légitime. Les transferts de données sont effectués conformément aux conditions énoncées dans la politique de protection des données.

Comment Options protège-t-elle les données ?

Options prend au sérieux la sécurité de vos données. Options a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s'assurer que vos données ne sont pas perdues, détruites accidentellement, mal utilisées ou divulguées, et qu'elles ne sont accessibles qu'à ses employés dans l'exercice de leurs fonctions. Options a obtenu la certification Cyber Essentials pour s'assurer que ses systèmes sont conformes aux normes gouvernementales en matière de sécurité des données.

Lorsqu'Options engage des tiers pour traiter des données personnelles en son nom, ceux-ci le font sur la base de contrats contenant des instructions écrites, sont soumis à un devoir de confidentialité et sont tenus de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données.

Pendant combien de temps Options conserve-t-elle les données ?

Pour les candidats qui n'ont pas été retenus pour un poste de consultant spécifique, nous pouvons conserver vos données et vous contacter au sujet d'opportunités futures : pour cette raison, nous conservons les données jusqu'à deux ans après que le consultant a été informé qu'il n'a pas été retenu pour ce poste spécifique.

Pour tous les autres consultants : le principe directeur est que les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment et seulement pour une durée limitée et appropriée. Pour toute question spécifique, veuillez envoyer un courriel à [email protected].

Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits :

Vos droits en matière d'informations personnelles

Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :

- demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelé "demande d'accès de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

- Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les informations incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.

- Demander l'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).

- Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

- Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.

- de demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.

De plus amples informations sur ces droits sont fournies dans la politique de protection des données. 

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter [email protected] ou consulter la section relative à la protection des données sur notre site web.  

Si vous estimez qu'Options n'a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du commissaire à l'information. Les détails sont disponibles à l'adresse suivante : www.ico.gov.uk.

Lorsque notre traitement est basé sur votre consentement, veuillez noter que vous avez le droit de vous opposer au traitement. Pour ce faire, veuillez contacter [email protected].

Si vous avez des questions concernant le présent avis de confidentialité, veuillez contacter [email protected].