Assistant Programme Operations Manager

Options Consultancy Services Ltd Nairobi Kenya

Description de l'entreprise

About the Programme

The UK Government (Foreign, Commonwealth and Development Office - FCDO) has a vision of a world free from Female Genital Mutilation/Cutting (FGM/C) by 2030, in line with the SDGs. A programme has been established entitled ‘The Girl Generation: Support to the Africa-led movement to end FGM/C’ (TGG/ALM) to contribute to global efforts to achieve that vision. Following a co-creation period, programme implementation began in September 2021.


This programme will support and build the capacity of the Africa Led Movement to end FGM/C at multiple levels and at scale, working in partnership with the rest of the FGM/C movement, complementing UN agencies (such as the UNFPA-UNICEF Joint Programme on FGM/C), Saleema initiative, other alliances (such as Girls not Brides etc.) and grassroots Civil Society Organisations (CSOs), women’s and girls’ movements, etc.


The programme includes two consortia working in close collaboration. Options leads a consortium including Amref Health Africa, ActionAid UK, Orchid Project, ACCAF and University of Portsmouth to implement the ‘Support to the Africa Led Movement to End FGM/C. Population Council is implementing ‘The FGM/C Data Hub: Data and Measurement Support to the Africa Led Movement to end FGM/C’.

Poste

Options is seeking an Assistant Programme Operations Manager for one of the biggest global programmes to end FGM/C, ‘The Girl Generation: Support to the Africa-led movement to end FGM/C’ (TGG/ALM). Based in Nairobi, this role will be responsible for supporting the effective and efficient project management and administration of the TGG/ALM programme. You will work closely with a range of very committed and engaged individuals, to provide project, financial and administrative support to enable the appropriate tracking and monitoring of the programme, enabling it to be carried out on time, to budget and within Options’ quality standards of delivery.

Under the guidance of the Deputy Team Leader for Operations, the Assistant Programme Operations Manager will:

  • Provide project management support including in developing project workplans and appropriately costing inputs and resources; developing, implementing and updating project management tools; and liaising with partners, implementing agencies and other relevant individuals and organisations as required.
  • Ensure programme administration, travel and logistics management are in place and operating effectively, engaging with other teams as needed.
  • Support the management of project finances including monitoring project spend, forecasted spend against approved contract and internal budgets; timely reconciliation and processing of partners and consultant invoices; and support the preparation of financial reports, internal cash flow and budget projections for internal and external purposes.
  • Support contracting and contract management of short-term consultants and suppliers including preparation of TORs, sourcing, negotiating, drafting contract briefing, managing relationships, tracking contract budgets and payment of invoices.
  • Project manage smaller assignments as required.
  • Ensure knowledge management.

Profil

  • Experience in project cycle management including budgeting, project planning, financial and narrative report writing.
  • Experience of working in international development.
  • Experience of managing donor-funded budgets.
  • Experience of contracts and contracting.
  • Experience of close working relationships with partners and consortia.
  • Experience of managing complex logistic arrangements within tight timelines and to budget.
  • Experience of successfully working to tight deadlines.
  • Strong financial management skills.
  • Ability to work on a wide range of projects and other issues simultaneously.
  • Self-starter, can work independently or as part of a team.
  • Critical thinking and problem-solving skills.
  • Ability to plan and manage work in a logical manor.
  • Excellent communicator both in writing and verbally.

Autres informations

Benefits

Options offers a comprehensive benefits package including 25 days’ annual leave, Birthday day off, well-being day off, pension, 13th-month pay and generous medical cover.


Application Process

  • Closing date for applications is: Sunday 08 September.
  • Only shortlisted applicants will be contacted for interview.
  • Please note that this role will be subject to full pre-employment background checks including criminal record check, identification check, employment references and right to work verification (where appropriate).

Other Information

  • Options is dedicated to equal opportunity for all and recognises that every individual is unique. Whilst we always seek to embrace individual differences and celebrate the diversity of our workforce, we also want to ensure that every team member is suited to their role and that they are given the best opportunity to succeed.
  • Our organisation is committed to safeguarding and promoting the welfare of children, young people and vulnerable adults and expects all staff and post holders to share this commitment.
  • We seek people who are pro-choice, promote diversity and inclusion, are energetic and enthusiastic about Options’ vision.
  • Applicants must have the right to work in Kenya (Kenya nationals are encouraged to apply).

Pièces jointes

2024 08 Assistant Programme Operations Manager Job Description.pdf

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Chez Options Consultancy Services Ltd, nous pensons que les femmes du monde entier, quel que soit leur lieu de résidence, devraient avoir le choix et l'accès à des services complets de santé sexuelle et génésique - y compris une gamme de méthodes contraceptives et (lorsque c'est légal) l'accès à un avortement sans risque, afin qu'elles puissent faire des choix éclairés concernant leur santé génésique. Êtes-vous d'accord avec cette déclaration ?

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Quel est l'objet de la présente déclaration de confidentialité ?


Options Consultancy Services Limited (" Options ", " nous ") est un " contrôleur de données ". Cela signifie qu'il nous incombe de décider de la manière dont nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant. Nous vous envoyons une copie de cet avis de confidentialité parce que vous postulez à un emploi chez nous (que ce soit en tant qu'employé ou contractant). Il vous indique comment et pourquoi vos données à caractère personnel seront utilisées, à savoir aux fins de l'exercice de recrutement, et la durée elles seront généralement conservées. Il vous fournit certaines informations qui doivent être fournies en vertu du règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) (GDPR).


Principes de protection des données


Nous nous conformerons à la loi et aux principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :


- Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.

- Collectées uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et ne seront pas utilisées de manière incompatible avec ces fins.

- pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons indiqués et limitées uniquement à ces objectifs

- Exactitude et mise à jour.

- Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées.

- Conservées en toute sécurité.


Le type d'informations que nous détenons à votre sujet


Dans le cadre de votre candidature pour travailler avec nous, nous collecterons, conserverons et utiliserons les catégories suivantes d'informations personnelles vous concernant :


- Les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation.

- Toute information que vous nous fournissez lors d'un entretien.


Afin de nous conformer à nos obligations légales ou d'exercer les droits qui nous sont conférés par la loi, nous pouvons également collecter, stocker et utiliser les types suivants d'informations personnelles plus sensibles :


- Informations sur votre santé, y compris toute condition médicale, dossiers de santé et de maladie.

- Les vérifications du Disclosure and Barring Service (DBS) ou du Disclosure Scotland lorsque nous avons un droit ou une raison légale de le faire.

- Les résultats des vérifications relatives au terrorisme et à la lutte contre les sanctions (par rapport à une base de données de contrôle - Factiva Dow Jones) lorsque nous avons un droit ou une raison légale de le faire.


Comment vos informations personnelles sont-elles collectées ?


Nous recueillons des informations personnelles sur les candidats à partir des sources suivantes :


- Vous, le candidat.

- Agences de recrutement, auprès desquelles nous collectons les catégories de données suivantes : CV, éligibilité au droit de travailler dans le pays et vérification du casier judiciaire.

- Disclosure and Barring Service (service de divulgation et d'exclusion) en ce qui concerne les condamnations pénales.

- Vos référents désignés, auprès desquels nous recueillons des informations relatives à l'emploi et à la personnalité.


Utilisation des informations vous concernant


Nous utiliserons les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet pour


- Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste.

- Effectuer des vérifications d'antécédents et de références, le cas échéant.

- Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.

- Conserver les dossiers relatifs à nos processus de recrutement.

- Respecter les exigences légales ou réglementaires.


Il est dans notre intérêt légitime de décider de vous nommer ou non à ce poste, car il serait bénéfique pour notre entreprise de nommer quelqu'un à ce poste.


Nous devons également traiter vos informations personnelles pour décider de conclure ou non un contrat de travail avec vous.


Après avoir reçu votre CV et votre lettre de motivation, nous traiterons ces informations pour décider si vous remplissez les conditions de base pour être présélectionné(e) pour le poste. Dans l'affirmative, nous déciderons si votre candidature est suffisamment solide pour vous inviter à un entretien. Si nous décidons de vous convoquer à un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous fournirez lors de l'entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous prendrons alors des références et effectuerons, le cas échéant, un contrôle du Disclosure and Barring Service avant de confirmer votre nomination.


Si vous ne fournissez pas d'informations personnelles


Si vous ne fournissez pas les informations demandées, qui sont nécessaires à l'examen de votre candidature (telles que des preuves de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous avons besoin d'une vérification de solvabilité ou de références pour ce poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.


Comment nous utilisons les informations personnelles particulièrement sensibles


Nous utiliserons vos informations personnelles particulièrement sensibles de la manière suivante :


- Nous utiliserons les informations relatives à votre handicap pour déterminer si nous devons procéder à des ajustements appropriés au cours du processus de recrutement, par exemple s'il est nécessaire de procéder à des ajustements au cours d'un test ou d'un entretien.


Informations sur les condamnations pénales


Pour certains postes, nous avons le droit/la raison légale de procéder à des vérifications auprès du service de divulgation et de protection des données (DBS) ou, en Écosse, à une vérification auprès de Disclosure Scotland. Lorsque nous le faisons, nous le faisons uniquement en conformité avec notre politique de protection des données, les principes de l'article 5 du GDPR et la législation en vigueur dans le domaine de la vérification des antécédents criminels, telle qu'elle est mise à jour de temps à autre. Pour plus de détails sur la durée de conservation des informations relatives aux condamnations pénales, veuillez vous reporter à la section "Conservation des données" ci-dessous.


Prise de décision automatisée


Vous ne serez pas soumis à des décisions qui auront un impact significatif sur vous, basées uniquement sur une prise de décision automatisée.


Partage des données


Sécurité des données


Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.


Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données et nous vous notifierons, ainsi qu'à tout organisme de réglementation applicable, toute suspicion de violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.


Conservation des données


Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?


Nous conserverons vos informations personnelles pendant une période de six mois après vous avoir communiqué notre décision de vous nommer ou non au poste. Nous conservons vos informations personnelles pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas de recours en justice, que nous n'avons pas exercé de discrimination à l'encontre de candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené l'exercice de recrutement de manière équitable et transparente. À l'issue de cette période, nous détruirons en toute sécurité vos informations personnelles conformément à notre politique de conservation des données.


Si nous souhaitons conserver vos informations personnelles dans nos dossiers, au motif qu'une autre opportunité pourrait se présenter à l'avenir et que nous pourrions souhaiter vous prendre en considération, nous vous écrirons séparément pour vous demander votre consentement explicite à conserver vos informations personnelles pendant une période déterminée sur cette base.


Vos droits en matière d'informations personnelles


Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :


- demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelé "demande d'accès de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

- Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les informations incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.

- Demander l'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).

- Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

- Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.

- Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.


Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l'effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez contacter le directeur des ressources humaines par écrit.


Si vous estimez qu'Options n'a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office (https://ico.org.uk/).


Droit de retirer son consentement


Lorsque vous postulez à ce poste, vous consentez à ce que nous traitions vos informations personnelles aux fins de l'exercice de recrutement. Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement à cette fin à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter le directeur des ressources humaines. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation, nous détruirons vos données à caractère personnel en toute sécurité.

(En cas de refus d'autorisation, la demande ne pourra être traitée)
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