Sales Operations - Lisbon office

Guestcentric Algés Portugal Sales Admin

Company Description

GuestCentric is the leading provider of cloud-based digital marketing software and services that help extraordinary hoteliers enhance their brands, drive direct bookings and connect with

their customers and on all digital platforms.


We are extremely proud that GuestCentric was featured on the Skift Travel Tech 250. A report that selected the 250 travel tech companies that are shaping the modern-day travel experience.


The development of such software requires special people who love creative, challenging, and fast-paced environments. We operate at a high energy level, and we value work/life balance, delivering fantastic products, world-class customer service, and making a difference in the world of travel.

Position

This is an administrative position and not purely a management role. If you are a detail-oriented leader with a passion for getting things done and operational excellence, we want to hear from you.


As a Sales Operations Team Leader at GuestCentric, you will play a vital role in managing and optimizing our sales operations. Your responsibilities will include:


1. Sales Operations Leadership:

  • Lead and mentor a team of Sales Operations Specialists (currently two specialists in the team) that supports a team of about 10 sales professionals.
  • Oversee the end-to-end sales operations processes.
  • Drive continuous process improvement and operational efficiency.

2. Contracts & Purchase Orders:

  • Collaborate with your team to collect customer information for contracts and ensure accurate updates in Salesforce.
  • Oversee the creation of contracts and purchase orders, ensuring adherence to pricing guidelines.
  • Facilitate the signing process using tools like DocuSign.

3. Order Processing and Renewals:

  • Manage the setup of orders, including fee payments.
  • Coordinate and optimize the renewal process.
  • Handle account retention

4. Customer Data Management and Invoice Validation:

  • Oversee the maintenance of accurate records in Salesforce and data cross-checks with the back office.
  • Lead efforts to create rules and processes that improve data quality.
  • Collaborate with the sales and accounting teams in validating invoices.

5. Monitoring and Reporting:

  • Keep track of support cases, opportunities, leads, and statuses as needed.
  • Maintain a sales representative calendar, including travel and trade shows, etc..
  • Generate weekly sales performance reports and report on pipeline quality.

Requirements

  • Bachelor's degree in business, operations, or a related field.
  • 3-5 years experience in B2B sales operations or a related role.
  • Proficiency with Salesforce and DocuSign or similar tools.
  • Strong attention to detail and problem-solving skills.
  • Excellent communication and interpersonal skills, namely telephone skills in English and Portuguese.
  • Ability to work in a fast-paced, dynamic environment.

Other information

What we offer:


  • Hybrid Working
  • Great Team Mates
  • Fun time at team buildings
  • Free coffee
  • Birthday day off
  • MacBook Laptops for work
  • Health benefits & Preferred partnerships

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POLÍTICA DE PRIVACIDADE E DADOS PESSOAIS DA GUESTCENTRIC

CANDIDATOS A EMPREGO E A PRESTADORES DE SERVIÇOS


Identidade do Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais

  • Guestcentric Systems, S.A., pessoa coletiva n.o 507844106, com sede social na Av. José Gomes Ferreira, n.o 9, Miraflores, 1495-139 Algés, Oeiras, Portugal.
  • Guestcentric Inc., com registo fiscal 47-1202574, com sede em 104 West 40th Street, suite 400, Nova Iorque , NY 10018, Estados Unidos da América
  • Guestcentric Ltd., con registo fiscal GB136800426 e sede em 41, Newton Road, W2 5JR Londres, Reino Unido

(doravante, cada uma ou o conjunto simplesmente designadas por “Guestcentric“).


Encarregado da Privacidade de Dados

A Guestcentric, na sua dupla qualidade de Responsável pelo Tratamento e de Subcontratante, nomeou um Encarregado da Privacidade de Dados (“DPO”) para o Grupo Guestcentric. Pode contactar o DPO através dos seguintes canais:

- Endereço postal: DPO, com domicílio profissional na Av. José Gomes Ferreira, n.o 9, Miraflores, 1495-139 Algés, Oeiras, Portugal.

- Endereço eletrónico: [email protected]


Política de Privacidade de Dados Pessoais

A Guestcentric informa os candidatos a emprego e a prestadores de serviços (doravante simplesmente designados por “Candidatos” ou “Candidato”) de que os seus dados pessoais que lhe sejam comunicados serão tratados conforme esta Política. Salvo quando o contrário resulte do contexto, qualquer referência feita neste documento a uma disposição legal ou contratual inclui as alterações a

que a mesma tiver sido e/ou vier a ser sujeita.

Dos ficheiros da Guestcentric constarão igualmente os dados pessoais fornecidos ao abrigo de contratações ou contactos anteriores a 25 de Maio de 2018, aplicando-se-lhes esta Política.


Finalidades do Tratamento

Gestão de candidaturas e processos de seleção e recrutamento de trabalhadores e contratação de prestadores de serviços, em processos atuais e futuros e cumprimento das obrigações laborais, fiscais, com a segurança social, judiciais, administrativas, entre outras.


Finalidades do Tratamento – Controlo de acessos e videovigilância

Mais se informa os Candidatos de que podem existir sistemas de videovigilância e controlo de acesso aos locais de realização de entrevistas, reuniões e outros, os quais podem adotar várias formas, como:

  • O controlo de acesso pode fazer-se mediante cartão de acesso e/ou, de forma opcional e voluntária, através do sistema de reconhecimento de impressão digital.
  • As câmaras sob responsabilidade da Guestcentric poderão captar as imagens dos locais, dos edifícios e do recinto da Guestcentric. Nesse caso, a Guestcentric assinalará devidamente as zonas sob videovigilância com cartazes informativos. As gravações realizadas pelo sistema de videovigilância da Guestcentric serão feitas de forma contínua, mesmo durante a jornada laboral. De qualquer forma, a Guestcentric garante a confidencialidade e o respeito pela privacidade das pessoas afetadas bem como a segurança das imagens gravadas.
  • As gravações serão tratadas com a finalidade de garatir a segurança e de prevenir riscos que afetem a segurança e proteção dos funcionários, locais e bens, e, de acordo com a legislação vigente e quando necessário, para denunciar acontecimentos junto das autoridades competentes ou dar resposta às solicitações das mesmas.
  • Os dados pessoais recolhidos nos sistemas de videovigilância serão destruídos no prazo máximo de um mês a contar da data

da sua recolha.

  • O fundamento jurídico que legitima estes tratamentos é o interesse legítimo da Guestcentric em garantir a segurança das suas instalações, bem como o controlo das obrigações resultantes da relação laboral.


Fundamento Jurídico

O fundamento jurídico que legitima este tratamento dos dados pessoais é a necessidade destes para as Finalidades referidas, para cumprimento de obrigações legais, quando aplicável e o consentimento do Candidato.

A recusa de fornecimento de informação essencial pedida ao Candidato ou a recusa do consentimento deste poderá impedir o bom desenvolvimento do processo de seleçãoe recrutamento, podendo a candidatura ser rejeitada.


Dados

Para as Finalidades referidas, são imprescindíveis os seguintes dados pessoais dos Candidadtos: dados de identificação, emails, números de telefone, moradas, dados académicos e habilitações, informação contida em Curricula Vitae.


Compromissos do Candidato

O Candidato compromete-se a:

  • Apresentar a informação que lhe respeite atualizada, exata e verdadeira, quando a mesma for solicitada.
  • Informar a Guestcentric de qualquer modificação que afete a informação apresentada, usando o procedimento para o exercício do direito de retificação.
  • Se o Candidato fornecer dados pessoais de terceiros, independentemente da finalidade para que o faça, garante ter informado previamente as pessoas afetadas e ter obtido o seu consentimento para a comunicação dos seus dados à Guestcentric. O Candidato garante que estes terceiros são maiores de idade ou que, não o sendo, possui o consentimento informado dos seus pais ou tutores para a comunicação da informação.


Prazos de Conservação dos Dados Pessoais

Dados dissociados de pessoas: estes dados conservar-se-ão sem prazo.

Dados de Candidatos: Os dados conservar-se-ão durante o processo de seleção e recrutamento / contratação e por mais 2 anos.

Em caso de ordem de autoridade legítima ou de pendência de processo judicial ou administrativo, os prazos de conservação serão estendidos para corresponder aos mesmos.


Destinatários dos Dados Pessoais

As Finalidades e Tratamentos descritos acima poderão exigir a comunicação dos dados dos Candidatos aos seguintes destinatários:

  • Sociedades do Grupo Guestcentric (cuja identidade e localização podem ser encontrados em www.guestcentric.com);
  • Prestadores de serviços de recrutamento e formação profissional.
  • Autoridades judiciárias, Tribunais, Autoridades Administrativas, ou outras entidades competentes, quando o solicitem no exercício das funções que lhes estão atribuídas.
  • E, de uma forma geral, qualquer comunicação de dados autorizada por uma lei ou necessária para o desenvolvimento, cumprimento e controlo da relação jurídica.


Subcontratação pela Guestcentric

A Guestcentric poderá subcontratar parcial ou totalmente a atividade de seleção e recrutamento a empresas com as quais manterá um contrato de prestação de serviços. A Guestcentric exige às suas subcontratadas o cumprimento das suas próprias obrigações em matéria de Política de Privacidade de Dados Pessoais e o cumprimento das suas instruções.


Comunicação de dados a terceiros

Além das comunicações obrigatórias por motivos legais ou outras que sejam necessárias para um adequado cumprimento da finalidade deste tratamento, a Guestcentric informa os Candidatos de que os seus dados pessoais poderão ser comunicados a Terceiros (fornecedores ou outros parceiros), que estejam em relação com a Guestcentric ou contratados por esta, para as seguintes Finalidades: seleção e recrutamento de pessoas e contratação de prestadores de serviços.


Comunicação Intra-Grupo Guestcentric

Devido à dimensão internacional da Guestcentric e à sua organização, a Guestcentric poderá comunicar e tansferir dados pessoais para entidades que pertencem ao Grupo Guestcentric, localizadas em países dentro e fora do Espaço Económico Europeu. Estas transferências são realizadas a coberto de Acordos Intra-Grupo que contêm Regras Vinculativas Aplicáveis às Empresas (Binding Corporate Rules - BCR), aprovadas pelas autoridades competentes. Pode consultá-las a pedido, dirigido À Guestcentric.


Transferências de dados pessoais

Alguns serviços da Guestcentric ou de sociedades do Grupo Guestcentric, poderão estar externalizados às seguintes empresas Google LLC e Google Inc., Salesforce.com Inc., Amazon WebServices Inc., Rackspace US Inc. e Go Daddy Operating Company LLC, que se encontram sedeadas fora da União Europeia e, por isso, tal implica uma transferência internacional de dados pessoais.

Para o efeito, a Guestcentric e as sociedades do Grupo Guestcentric (através de acordos inter-grupo) contratarão apenas empresas que apresentem garantias adequadas de proteção de dados ou que tratem os dados pessoais em conformidade com as Cláusulas Contratuais Tipo (Standard Contractual Clauses) estabelecidas na Decisão 2010/87/UE da Comissão Europeia, de 5 de Fevereiro e

manterão com os seus fornecedores Acordos de Transferência de Dados baseados nessas Cláusulas Contratuais Tipo aprovadas pela União Europeia ou solicitarão o consentimento do Candidato, entre outros fundamentos admissíveis.


Exercício de direitos

O Candidato pode, nos termos da lei, revogar o seu consentimento e exercer os seus direitos de acesso, retificação, cancelamento / supressão, oposição, limitação, portabilidade de dados e de não ser objeto de decisões individuais automatizadas, junto da Guestcentric. Para tal, deverá enviar uma comunicação escrita, identificando-se como Candidato à Guestcentric e acompanhada de cópia do documento de identificação, com a indicação do direito que requer e a concretização da solicitação pretendida, para a sede da Guestcentric, ao cuidado do Encarregado da Privacidade de Dados, ou por email para o endereço eletrónico [email protected]. Os direitos de apagamento ou oposição não poderão ser exercidos quando tal possa impedir o bom

desenvolvimento e o cumprimento da relação contratual estabelecida entre a Guestcentric e o Candidato, salvo se o pedido deste implicar a extinção da relação contratual.

Igualmente, poderá reclamar junto da autoridade nacional contra qualquer ameaça ou dano aos seus direitos: Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).


Medidas de segurança

A Guestcentric adotou as medidas técnicas e organizativas adequadas, tendo em conta o estado atual da tecnologia, a natureza dos dados armazenados e os riscos a que estão expostos, a garantir a segurança dos dados pessoais e a evitar a sua alteração, perda, tratamento e o acesso não autorizados, quer provenham de ação humana, quer derivem de ações naturais, físicas ou eletrónicas. Nos

termos da lei, informa-se que a disponibilização e comunicação de dados em linha potencia que os mesmos circulem em rede aberta sem condições de segurança, correndo o risco de serem visualizados e utilizados por terceiros não autorizados.


Alterações

A Guestcentric pode atualizar ou alterar esta política a qualquer momento, por sua conveniência. Queira usar / solicitar-nos sempre a versão mais recente em vigor, pedindo um exemplar da mesma à Guestcentric. Esta política e quaisquer atualiações ou alterações à mesma poderão ser publicadas no sítio web da Guestcentric, estando acessíveis a todos.

O CANDIDATO declara ter lido e compreendido o presente documento e consente expressamente no tratamento dos seus dados de acordo com as condições aqui expressas.


Nome:

Cartão de Identificação

Data:

Assinatura


Aviso:

Este documento e a informação nele contida destinam-se às entidades nele referidas, devido à relação entre estas e a Guestcentric.Este documento é propriedade da Guestcentric, pelo que quaisquer outras pessoas não estão autorizadas a usá-lo ou confiar no seu conteúdo. É proibida a reprodução ou divulgação total ou parcial deste documento. A Guestcentric não garante a qualidade, integridade ou completude da informação contida neste documento e expressamente afasta quaisquer garantias relativamente.

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